Belang van consistent thema bij succes van je evenement

Klantverhaal Kenonz: De kracht van het doorvoeren van een thema bij jouw evenement

Het organiseren van een succesvol evenement is een uitdaging op zich. Het vereist niet alleen een geweldige locatie en een nauwgezette planning, maar ook de kunst om je doelgroep volledig te betrekken en een blijvende indruk achter te laten. Een doordacht thema dat consistent wordt doorgevoerd in alle aspecten van je evenement kan hierbij een cruciale rol spelen. In dit artikel delen we een client story van Marjolijn Kroon, Event Manager bij Kenonz, een vooraanstaand detacheringsbureau voor overheid en gemeenten. Ze vertelt over de kracht van thema-integratie, het uitwerken van de klantreis, en de impact die je hiermee kunt bereiken.

Zoektocht naar de meest ideale locatie
De zoektocht naar de ideale locatie was geen makkelijke opgave. Met een team dat verspreid is over het hele land, zochten ze naar een centrale plek die zowel praktisch als betoverend was. Kasteel De Hooge Vuursche bood precies dat: een centrale locatie met adembenemende esthetiek en overnachtingsmogelijkheden. Marjolijn herinnert zich hun eerste bezoek: ‘Het zag er prachtig uit. We waren er in maart, met een beetje zon. Dat was uniek. De keuze voor deze locatie werd versterkt door de warme ontvangst en begeleiding die we kregen tijdens ons bezoek

De klantreis en de opname van een miniserie
Kenonz wilde hun medewerkers meenemen op een unieke klantreis vanaf de uitnodiging tot aan het evenement zelf. Ondanks dat het hoogseizoen was na de coronapandemie, bleek Kasteel De Hooge Vuursche zelden beschikbaar voor het opnemen van een miniserie ter promotie van het feest. Marjolijn blikt terug op de uitdagende opnames en lacht als ze eraan denkt: ‘We hadden slechts anderhalve dag om 5 afleveringen op te nemen. Ondanks het strakke tijdschema en andere obstakels, deed Kasteel De Hooge Vuursche er alles aan om deze opnames mogelijk te maken.’ Marjolijn benadrukt de uitstekende dienstverlening, proactieve aanpak en het meedenken van het team: ‘De goede samenwerking met Kasteel De Hooge Vuursche heeft ongetwijfeld bijgedragen aan het succes van het evenement. Ze stonden altijd voor ons klaar, beantwoordden onze vragen snel en gaven ons het vertrouwen dat alles volgens plan zou verlopen.’

De ‘Roaring Twenties’ in elk detail
Het thema was niet zomaar een keuze; ze wilden dit in elk detail van het evenement doorvoeren. Van save-the-date aankondigingen tot kledingvoorschriften en zelfs decoraties, alles riep de jaren ’20 op. ‘Je moet er heel bewust van zijn’, legt Marjolijn uit. ‘Samen met heel het team hebben we zelfs urenlang uitnodigingen met waxzegels bestempeld.’ Ze adviseert om grondig onderzoek te doen naar je gekozen thema: ‘Kijk films, lees erover, en dompel jezelf er volledig in onder. Door ons te richten op de kleinste details, zorgden we voor een authentieke en onvergetelijke ervaring voor onze werknemers.’ De inspanning wierp zijn vruchten af; elke gast arriveerde in passende jaren ’20 kleding.

Buitengewone klantervaring
Het organiseren van een evenement gaat verder dan alleen het samenbrengen van mensen; het draait om het creëren van een ervaring die blijft hangen. Kenonz slaagde erin een buitengewone ervaring te scheppen, waarbij elk klein detail zorgvuldig was gepland en geïmplementeerd. Het thema ‘Roaring Twenties’ werd tot in de kleinste details doorgevoerd; van casinotafels, nostalgische fotograaf, een diner en live band in de stijl van de jaren ‘20 tot een fantastische Lindyhop en Walz openingsdans. Marjolijn adviseert om echt onderzoek te doen naar je gekozen thema. Het consequent uitwerken van een krachtig thema en het uitstippelen van de klantreis speelden hierin een cruciale rol. Door herhaaldelijk de boodschap te communiceren en nieuwsgierigheid op te wekken, verzekerden ze zich van een goede opkomst.