10 tips voor efficiënt vergaderen op afstand

Jammer genoeg duurt het nog wel even voordat live vergaderen weer mogelijk is. Over een paar maanden zal dit zeker weer op gang komen, maar tot die tijd zullen we onze brainstormsessies en vergaderingen online moeten doen. Hoe blijf je betrokken, geïnspireerd en actief bij je meetings? Door deze 10 tips toe te passen maak je jouw online meetings prettiger en effectiever!

1. Beperk het aantal vergaderingen

De allerbelangrijkste tip is om kritisch te zijn op de vergaderingen die je inplant. Plan alleen een vergadering als er ook daadwerkelijk over iets te vergaderen valt. Beoordeel al je vergaderingen op doel, vorm, frequentie en deelnemers. Zo kun je eenvoudiger beslissen of die vergadering nou écht nodig is.

2. Zorg dat de technologie goed werkt

Wil je tijdens de vergadering gebruikmaken van een PowerPoint? Een YouTube video laten zien? Je scherm delen? Zorg dat je voorbereid bent en test voor de meeting of dit werkt. Check ook of je een goede internetverbinding hebt. Het zou zonde zijn als een groot deel van je tijd verloren gaat aan het oplossen van technische problemen.

3. Zorg voor een opgeruimde werkplek

Een opgeruimde werkplek is een opgeruimd hoofd. Ook thuis. En zeker tijdens overlegmomenten of videovergaderen wil je je goed kunnen focussen. Zorg daarom voor zo min mogelijk afleiding. Voor jezelf én je collega’s op het scherm.

4. Stel een duidelijke agenda samen

Wil je effectief vergaderen? Bereid de vergadering dan goed voor. Maak een agenda en stuur deze naar de aanwezigen. Bepaal vooraf welke doelen je wilt behalen met het overleg. Door voorafgaand aan de vergadering het doel te benoemen, werk je daar samen met de aanwezigen naar toe. Houd ook in de gaten dat je niet te veel afwijkt van de agendapunten. Stay focused!

5. Wijs een gespreksleider aan

Soms is op voorhand duidelijk wie de vergadering leidt, maar dat is niet altijd het geval. Net zoals op kantoor heb je iemand nodig die de agenda opvolgt en de juiste vragen stelt. Een goede gespreksleider zorgt dat ieder agendapunt aan bod komt, maakt goede afspraken en zorgt dat een vergadering netjes binnen het afgesproken tijdschema verloopt.

6. Stel een virtuele ‘on brand’ achtergrond in

Met onder andere Zoom, Teams en Skype is het mogelijk om de achtergrond geheel te vervangen met een virtuele achtergrond. Zo kun je de achtergrond vervangen met een bepaalde afbeelding in de juiste huisstijlkleuren en een logo. Zo zorg je voor een professionele en eenduidige uitstraling naar je klanten toe.

7. Zorg dat de meeting niet langer dan 1 uur duurt

Een effectieve vergadering duurt niet langer dan 1 uur. Toch iets langer dan een uur nodig? Plan dan een pauze in. Wil je echt efficiënt vergaderen? Houd het dan bij 20 tot 30 minuten. Zeker online is dat lang zat. Online vergaderen kost namelijk nog meer concentratie en energie dan offline vergaderen.

8. Gebruik een headset

Mogelijk ben je niet als enige in huis aan het werken. Om zelf niemand te storen, gebruik je het best een headset. Zo hoeven anderen niet mee te luisteren en lijkt het voor hen alsof je gewoon aan het telefoneren bent. Zelf ben je op die manier ook minder afgeleid door achtergrondgeluiden.

9. Gebruik de mute-functie

De mute knop. Een goede uitvinding als je het ons vraagt. Want hoe meer mensen in een online meeting, hoe meer kans op ruis op de achtergrond. Wij houden ons aan deze simpele regel: zet standaard je microfoon uit of gedempt. Als je wat wilt zeggen, zet je de mute-functie uit en wanneer je klaar bent met praten weer aan.

10. Maak het ook een beetje gezellig

Deze tip is vooral in COVID-19-tijden heel belangrijk. Aangezien veel mensen een hele dag thuis geïsoleerd zitten te werken, vormt een online meeting een belangrijk moment van sociaal contact. Val daarom niet met de deur in huis, maar vraag iedereen even hoe het ermee gaat. Tijd voor een grapje tussendoor moet ook zeker kunnen.

Rustig gelegen op een besloten landgoed

Monumentale erfgoedlocatie met eigentijdse inrichting

Verrassend goede culinaire invulling uit eigen keuken